Dal preventivo alla fattura senza scrivere niente due volte

In molte piccole aziende il preventivo nasce in un documento Word, l’ordine in un foglio di calcolo e la fattura nel programma di contabilità. Ogni volta si riscrivono le stesse righe, e ogni volta può scappare un errore: uno sconto dimenticato, una quantità sbagliata, un prezzo vecchio. Il modo più sicuro per non ricopiare un errore è non ricopiare.

Un percorso solo invece di tre documenti

Nel modulo Vendite di Blina Desk la strada è una sola:

1. Scrivi il preventivo e lo mandi al cliente.
2. Se il cliente accetta: «Converti in ordine». Tutte le righe passano nell’ordine (quelle facoltative solo se il cliente le ha scelte), e il preventivo risulta accettato. Un preventivo rifiutato o scaduto non si può più convertire, e anche due clic nello stesso istante creano un solo ordine.
3. A consegna avvenuta: «Converti in fattura». Se la fattura esiste già, il programma non propone la conversione una seconda volta.

In mezzo, se servono, documento di trasporto (DDT) e spedizione; alla fine incasso e sollecito.

Numeri che non si ripetono

I numeri di fattura devono essere progressivi e unici. In Blina Desk li assegna il programma, non chi sta alla scrivania, secondo uno schema che decidi tu: da FT-{AAAA}-### nasce per esempio FT-2026-016. Il contatore può ripartire a ogni nuovo anno.

Una fattura riceve il numero solo quando viene emessa. Da quel momento è bloccata: si corregge con una nota di credito totale (tutta la fattura) o con una nota di credito parziale (una parte), ciascuna come documento a sé che richiama l’originale.

Far controllare il preventivo prima che parta

Prima che un preventivo esca, il pulsante «Ottimizza» può dargli un’occhiata. Le indicazioni vengono dai tuoi dati, non da una stima:

• un prezzo molto più basso di quello che chiedi di solito per lo stesso articolo;
• un margine sotto il 15 per cento, con il prezzo che darebbe il 25;
• articoli che di solito vendi insieme e che qui mancano;
• uno sconto nascosto nel prezzo;
• un preventivo senza data di validità.

Ogni indicazione dice perché. Viene applicato solo ciò che confermi con «Applica»; da solo il programma non cambia niente.

La fattura elettronica giusta per ogni cliente

Per i clienti in Italia Blina Desk prepara la FatturaPA in XML: la trasmetti allo SdI come fai oggi, con la PEC o tramite il tuo intermediario, e nel programma la registri come trasmessa. Per i clienti esteri viene generato uno ZUGFeRD, un PDF leggibile con dentro i dati della fattura elettronica, e per gli enti pubblici tedeschi con codice Leitweg una XRechnung 3.0. Il formato lo sceglie il programma. Preventivi, ordini e fatture in PDF portano la tua carta intestata.

Incassi e solleciti

Un cliente paga spesso più fatture con un solo bonifico, magari con uno sconto per pagamento anticipato. L’abbinamento degli incassi divide un importo su più fatture e propone, dalla causale e dall’importo, quali sono quelle giuste; ma la conferma spetta a una persona. Sconti, spese bancarie o una perdita su crediti vengono registrati come tali, non come un residuo aperto.

Se una fattura resta aperta ci sono tre livelli di sollecito, nella lingua del cliente e con almeno sette giorni fra un livello e l’altro. Le partite aperte le vedi ordinate per anzianità: non scadute, da 1 a 30, da 31 a 60, da 61 a 90 e oltre 90 giorni.

Lo sconto concordato con il cliente

Se con un cliente hai concordato uno sconto fisso, sta nella sua scheda nel CRM e viene proposto su ogni riga nuova di preventivi, ordini e fatture. Sulla singola riga si può comunque cambiare, e i documenti già emessi restano come sono.

In sintesi

Preventivo, ordine e fattura sono tre tappe dello stesso affare. Se li gestisci in un solo percorso non scrivi niente due volte, hai numeri progressivi senza buchi e mandi ogni fattura elettronica nel formato giusto. Nella pagina del modulo Vendite vedi come funziona, e puoi provarlo gratis per 30 giorni.