Modulo
Flotta
Veicoli, conducenti, scadenze e costi in un archivio solo. Vedi quando scadono revisione, polizza e patente, e quanto costa al chilometro ogni mezzo che tieni in strada.
Guardalo, invece di leggerlo
Registrato nel programma vero, con dati veri: non è un'animazione.
Che cosa tiene il modulo
Scheda veicolo con i campi che chiede l'officina
Targa, marca, modello, tipo di veicolo, numero di telaio, colore, anno, alimentazione e chilometraggio, con lo stato del mezzo, le note e una galleria di foto per ogni veicolo.
Conducenti, patente e visita medica
Numero, categoria, ente di rilascio e scadenza della patente, scadenza della visita medica, stato, foto e data di assunzione.
Il conducente si aggancia al dipendente in HR o al contatto nel CRM, e al veicolo assegnato.
Scadenze da sei fonti, controllate ogni giorno
Una lista sola unisce le scadenze inserite a mano, la fine della polizza, la scadenza dei documenti del veicolo, la patente, la visita medica e la fine del leasing, con i giorni che restano e lo stato scaduta, oggi o in arrivo.
Un controllo automatico gira ogni giorno su tutte le aziende attive e apre l'avviso dentro il programma per tutto quello che scade entro due settimane.
Piani di manutenzione che avanzano da soli
Intervallo in chilometri, in mesi o in tutti e due.
Quando una manutenzione passa a completata il piano avanza e riscrive la scadenza collegata, invece di crearne una seconda.
Per il tagliando successivo il sistema calcola la media di chilometri al giorno e trasforma i chilometri che mancano in una data: vale la più vicina fra data di calendario e stima sui chilometri.
Contachilometri, rifornimenti, consumo
Il contatore sale e basta, e una lettura sotto la metà del valore attuale viene rifiutata, cioè il classico 120.000 battuto al posto di 12.000.
Una seconda lettura manuale nello stesso giorno riscrive la prima.
Da due rifornimenti con i chilometri escono la distanza percorsa e i litri per 100 chilometri, e ogni rifornimento con i chilometri scrive anche la lettura del contachilometri.
Costo al chilometro e classifica della flotta
Carburante, manutenzioni, multe pagate, costi vari, assicurazione e canoni di leasing di tutta la vita del mezzo, divisi per i chilometri davvero percorsi.
La classifica ordina tutti i veicoli dal chilometro più caro in giù, con totale di flotta e media; i mezzi senza letture del contachilometri restano in fondo invece di sparire.
Leasing, noleggio e finanziamento
Fornitore, numero e tipo di contratto, canone mensile, chilometri inclusi, cauzione e prezzo di riscatto.
La fine del contratto entra nello scadenzario e nel controllo automatico delle scadenze.
Registrazione in prima nota
Carburante, manutenzioni, polizze, multe e costi vari possono scrivere da soli la registrazione contabile.
Il piano dei conti italiano è caricato insieme al tedesco SKR03, che porta già i conti del Fuhrpark: 8510 carburante, 8520 riparazioni e manutenzione, 8530 assicurazioni, 8540 multe e sanzioni, 8550 costi vari, 1760 debiti verso i fornitori della flotta.
Serve a chi lavora anche in Germania.
La manutenzione registra solo quando è completata, mai da pianificata, e l'automatismo resta spento finché non lo accendi.
Come si lavora
- Inserisci i veicoli: targa, marca, modello, telaio, alimentazione, chilometraggio e foto. Da lì in poi scadenze, rifornimenti, manutenzioni e costi si agganciano al mezzo.
- Inserisci i conducenti e assegnali: patente con categoria, ente di rilascio e scadenza, poi la visita medica. Chi è già in HR o nel CRM si collega, non si riscrive.
- Registra scadenze e contratti: revisione, documenti del veicolo, polizza, leasing o noleggio, piano di manutenzione in chilometri o in mesi.
- Nel lavoro di tutti i giorni restano due gesti: il rifornimento con i chilometri e la manutenzione da spuntare quando è fatta.
- Ogni mattina presto il controllo passa su tutte le scadenze e mette l'avviso dentro l'applicazione per quelle che cadono entro due settimane.
- A fine mese: costo al chilometro per mezzo, classifica della flotta e, se è acceso, le registrazioni in contabilità.
Domande frequenti
Come si forma il costo al chilometro?
Dai documenti registrati sul mezzo: carburante, manutenzioni, multe pagate, costi vari, assicurazione e canoni di leasing. Il totale si divide per i chilometri davvero percorsi, presi dalle letture del contachilometri. Il conto copre tutta la vita del veicolo. Un mezzo senza letture non sparisce, resta in fondo alla classifica.
L'avviso basta per la revisione?
Il modulo tiene la scadenza e la segnala dentro il programma da due settimane prima. Oggi non c'è un preavviso più lungo né l'invio per email: chi deve prenotare l'officina con più anticipo inserisce una scadenza propria con data anticipata.
Devo usare la contabilità per tenere la flotta?
No. La registrazione automatica in prima nota è un'opzione spenta di serie, si accende quando serve. E la manutenzione entra in contabilità solo dopo che è passata a completata, mai quando è ancora pianificata.
Gli altri moduli
Per questo settore c'è anche una pagina dedicata: Flotte