Modul
Fuhrpark
Fahrzeuge, Fahrer, Fristen und Kosten eines Betriebs in einer Akte. Sie sehen, wann HU, Versicherung und Führerschein fällig werden und was jeder Wagen pro gefahrenem Kilometer kostet.
Sehen statt lesen
Aufgenommen im laufenden Programm, mit echten Daten — keine Animation.
Was das Modul führt
Fahrzeugakte mit den Feldern der Werkstatt
Kennzeichen, Marke, Modell, Fahrzeugtyp, Fahrgestellnummer, Farbe, Baujahr, Kraftstoffart und Kilometerstand, dazu der Status des Fahrzeugs, Notizen und eine Fotogalerie je Fahrzeug.
Fahrer mit Führerschein und ärztlicher Untersuchung
Nummer, Klasse, ausstellende Behörde und Ablauf des Führerscheins, dazu der Ablauf der ärztlichen Untersuchung, Status, Foto und Einstellungsdatum.
Der Fahrer wird mit dem Mitarbeiter aus der Personalakte oder mit dem Kontakt aus dem CRM verknüpft und dem Fahrzeug zugewiesen.
Fristen aus sechs Quellen, täglich geprüft
Eine Liste führt eigene Fristen, Ende der Police, Ablauf der Fahrzeugdokumente, Führerschein, ärztliche Untersuchung und Leasingende zusammen, mit Resttagen und dem Stand abgelaufen, heute oder demnächst.
Eine automatische Prüfung läuft täglich über alle aktiven Mandanten und legt die Meldung in der Anwendung ab, für alles, was in den nächsten zwei Wochen fällig wird.
Wartungspläne, die selbst weiterrücken
Intervall in Kilometern, in Monaten oder in beidem.
Steht eine Wartung auf erledigt, rückt der Plan weiter und schreibt die verknüpfte Frist um, statt eine zweite anzulegen.
Für den nächsten Service rechnet das System die durchschnittlichen Kilometer pro Tag hoch und macht aus den fehlenden Kilometern ein Datum: es zählt, was näher liegt, der Kalendertermin oder die Schätzung aus der Laufleistung.
Kilometerstand, Tankvorgänge, Verbrauch
Der Zähler geht nur nach oben, und eine Ablesung unter der Hälfte des aktuellen Standes wird abgewiesen, also der Tippfehler 120.000 statt 12.000.
Eine zweite, von Hand eingetragene Ablesung am selben Tag überschreibt die erste.
Aus zwei Tankvorgängen mit Kilometerstand ergeben sich Strecke und Liter je 100 Kilometer, und jeder Tankvorgang mit Kilometern schreibt zugleich den Zählerstand fort.
Kosten je Kilometer und Rangliste des Fuhrparks
Kraftstoff, Wartung, bezahlte Bußgelder, sonstige Kosten, Versicherung und Leasingraten über die gesamte Laufzeit des Fahrzeugs, geteilt durch die tatsächlich gefahrenen Kilometer.
Die Rangliste sortiert alle Fahrzeuge vom teuersten Kilometer abwärts, mit Summe und Durchschnitt; Fahrzeuge ohne Zählerstände stehen am Ende der Liste, statt zu verschwinden.
Leasing, Miete und Finanzierung
Anbieter, Vertragsnummer und Vertragsart, monatliche Rate, enthaltene Kilometer, Kaution und Kaufpreis am Ende.
Das Vertragsende steht in der Fristenliste und in der automatischen Fristenprüfung.
Buchung auf die Kfz-Konten nach SKR03
Kraftstoff, Wartung, Versicherungen, Bußgelder und sonstige Kosten können die Buchung selbst erzeugen, auf 8510 Kfz-Kraftstoffkosten, 8520 Kfz-Reparatur und Wartung, 8530 Kfz-Versicherungen, 8540 Kfz-Bußgelder und Strafen, 8550 Kfz-Sonstige Kosten und 1760 Verbindlichkeiten Fuhrpark.
Der italienische Kontenrahmen liegt daneben bereit.
Eine Wartung bucht erst, wenn sie abgeschlossen ist, nie aus der Planung, und die Automatik ist ab Werk aus.
So läuft die Arbeit
- Fahrzeuge anlegen: Kennzeichen, Marke, Modell, Fahrgestellnummer, Kraftstoffart, Kilometerstand und Fotos. Ab da hängen Fristen, Tankvorgänge, Wartungen und Kosten am Fahrzeug.
- Fahrer anlegen und zuweisen: Führerschein mit Klasse, Behörde und Ablauf, dazu die ärztliche Untersuchung. Wer schon in der Personalakte oder im CRM steht, wird verknüpft und nicht zweimal erfasst.
- Fristen und Verträge eintragen: HU, Fahrzeugdokumente, Police, Leasing- oder Mietvertrag, Wartungsplan in Kilometern oder Monaten.
- Im Tagesgeschäft bleiben zwei Handgriffe: der Tankvorgang mit Kilometerstand und die erledigte Wartung, die abgehakt wird.
- Früh am Morgen läuft die Prüfung über alle Fristen und legt die Meldung in der Anwendung ab, für alles, was in den nächsten zwei Wochen fällig wird.
- Am Monatsende: Kosten je Kilometer pro Fahrzeug, Rangliste des Fuhrparks und, wenn eingeschaltet, die Buchungen in der Buchhaltung.
Häufige Fragen
Wie entstehen die Kosten je Kilometer?
Aus den Belegen, die am Fahrzeug erfasst sind: Kraftstoff, Wartung, bezahlte Bußgelder, sonstige Kosten, Versicherung und Leasingraten. Die Summe wird durch die tatsächlich gefahrenen Kilometer geteilt, die aus den Zählerständen kommen. Gerechnet wird über die gesamte Laufzeit des Fahrzeugs. Ein Fahrzeug ohne Zählerstände fällt nicht heraus, es steht am Ende der Rangliste.
Reicht die Erinnerung für die HU?
Das Modul führt die Frist und meldet sie im Programm ab zwei Wochen vorher. Mehr Vorlauf und den Versand per E-Mail gibt es heute nicht. Wer die Werkstatt früher einplant, trägt dafür eine eigene Frist mit vorgezogenem Datum ein.
Passt das auch für Fahrzeuge in Österreich und der Schweiz?
Ja. Die Fristart wählen Sie aus einer Liste (HU, Versicherung, Inspektion, Steuer, Reifen, Führerschein, Leasingende), und den Titel schreibt, wer die Frist anlegt. Eine österreichische oder schweizerische Frist heißt also so, wie Sie sie nennen. Für die Buchung liegen der deutsche SKR03 und der italienische Kontenrahmen bereit.
Die anderen Module
Für diese Branche gibt es auch eine eigene Seite: Fuhrpark