Modul
Einkauf
Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung laufen in einem Modul, mit Bestand und Bewertung dahinter. Für Betriebe, die XRechnung und ZUGFeRD empfangen und wissen wollen, was wirklich geliefert wurde.
Sehen statt lesen
Aufgenommen im laufenden Programm, mit echten Daten, keine Animation.
Was das Modul macht
Lager inbegriffen
Bestand, Bewegungen, Umlagerungen, Inventur und Bewertung gehören dazu.
Wer Einkauf oder Verkauf hat, bekommt das Lager ohne Aufpreis mit: dieselben Artikel, dieselben Zahlen, ein Bestand für beide Seiten.
Bestellungen
Nummer (PO-000001) und Summen entstehen von selbst.
Druck auf Briefkopf mit den Daten des Lieferanten, Versand der Bestellung per E-Mail direkt aus dem Modul.
Wareneingang
Ein Befehl bucht die ganze Bestellung: Beleg, Bewegungen und Lagerbestand des Artikels in einem Schritt.
Kommt nur ein Teil, erfassen Sie Zeilen und Mengen von Hand.
Abgleich Bestellung gegen Wareneingang
Zeile für Zeile bestellt, geliefert, zurückgewiesen.
Für jeden Artikel die genaue Fehlmenge, dazu ein Gesamtergebnis für die Bestellung.
XRechnung und ZUGFeRD im Eingang
UBL und CII werden erkannt und gelesen, bei ZUGFeRD und Factur-X wird die eingebettete XML aus dem PDF gezogen.
Geprüft wird gegen die Grundregeln der EN 16931 mit ihren BR-Codes (Nummer, Datum, USt-IdNr. des Verkäufers, Positionen, Netto plus Steuer gleich Summe) und gegen die Prüfziffer der IBAN.
Dateien von Dritten werden dabei sicher geöffnet.
Aus dem Postfach in den Entwurf, ohne Dublette
Ist ein Postfach markiert, werden E-Rechnungen aus den Anhängen eingehender Mails zu Entwürfen von Eingangsrechnungen, und die Mail bleibt am Beleg hängen.
Nur strukturierte Formate, nie OCR.
Eine Dublette wird an Lieferant plus Nummer erkannt und mit Link auf die vorhandene Rechnung ab.
PDF ohne XML: OCR und KI
Eine reine PDF-Rechnung oder ein Foto läuft durch OCR in vier Sprachen und eine KI-Auswertung des Textes.
Das Ergebnis bleibt ein Entwurf zum Nachsehen und wird nie allein übernommen.
Zahlungen, offene Posten, Retouren
Zahlungen werden an der Rechnung erfasst, teilweise bezahlt oder bezahlt ergibt sich von selbst, Gutschriften eingerechnet.
Offene Posten nach 0-30, 31-60, 61-90 und über 90 Tagen.
Die Retoure an den Lieferanten bucht den Abgang bei Versand, Gutschrift und Lastschriftanzeige mindern das Offene.
Bewegungen, Bestandswert, Inventur
Das Bewegungsjournal wird nur ergänzt, eine Korrektur ist die Gegenbewegung.
Bewertung wahlweise gleitender Durchschnitt oder FIFO, alle zwei Minuten neu gerechnet, mit Wertbericht und Abstimmung gegen das Bestandskonto.
Dazu Inventur mit Zählung, Abschluss samt Differenzbuchung und druckbarem Protokoll, Umlagerung zwischen Lägern mit Ware im Transit und Nachbestellung unter Meldebestand, die je Lieferant einen Bestellentwurf öffnet.
Der Ablauf im Betrieb
- Bestellung anlegen: Nummer und Summen entstehen von selbst. Auf Briefkopf drucken oder direkt aus dem Modul an den Lieferanten mailen.
- Ware kommt an: die ganze Bestellung mit einem Befehl buchen, oder bei Teillieferung Zeilen und Mengen von Hand erfassen.
- Abgleich lesen: was je Artikel fehlt, was zurückgewiesen wurde, wie die Bestellung insgesamt steht.
- Rechnung kommt per Mail oder wird hochgeladen: XRechnung und ZUGFeRD werden gelesen, nach EN 16931 geprüft, eine Dublette je Lieferant wird abgewiesen.
- Zahlung an der Rechnung erfassen, offene Posten nach Fälligkeit ansehen, Retoure und Gutschrift mindern das Offene.
- Inventur zählen, Differenzen buchen, Bestandswert gegen das Bestandskonto abstimmen.
Häufige Fragen
Welche Rechnungsformate liest das Modul im Eingang?
XRechnung als UBL 2.1 und als UN/CEFACT CII, dazu ZUGFeRD und Factur-X, bei denen die XML aus dem PDF/A-3 gezogen wird (factur-x.xml, zugferd-invoice.xml, xrechnung.xml). Gelesen wird streng nach der Norm, und die Datei des Lieferanten wird sicher geöffnet.
Was passiert, wenn ein Lieferant dieselbe Rechnung zweimal schickt?
Geprüft wird auf Betrieb, Lieferant und Nummer, nicht auf die Nummer allein, denn die Nummer vergibt der Lieferant und zwei Lieferanten können beide eine 2026-001 schreiben. Die Dublette wird mit Link auf die vorhandene Rechnung abgewiesen. Wer sie bewusst behalten will, kennzeichnet sie als gewollte Dublette, und das bleibt in den Daten stehen.
Was kostet dieses Modul?
29 € im Monat, fest pro Unternehmen, jährlich 23,20 € im Monat.
Die anderen Module
Für diese Branche gibt es auch eine eigene Seite: Handel