Module

Achats

Commandes fournisseur, réception des marchandises et factures d'achat dans un seul module, avec le stock et sa valeur derrière. Pour les entreprises qui reçoivent des Factur-X, des XRechnung et des ZUGFeRD.

Regardez plutôt que lire

Enregistré dans le logiciel réel, avec de vraies données : ce n'est pas une animation.

Fournisseurs et commandesLa vue d'ensemble, les fournisseurs par catégorie, et les commandes avec statut et date prévue.
La marchandise et les facturesLa réception, la facture fournisseur et la facture électronique : XRechnung XML et ZUGFeRD PDF.
Paiements, retours, chiffresCe qui sort, ce qui revient, et ce qui reste à payer.

Ce que fait le module

Stock inclus

Stocks, mouvements, transferts, inventaire et valorisation sont compris.

Qui a les Achats ou les Ventes obtient le stock sans supplément : les mêmes articles, les mêmes chiffres, un seul stock pour les deux côtés.

Commandes fournisseur

Le numéro est attribué par le serveur (PO-000001) et les totaux sont calculés par la base de données.

Impression sur papier à en-tête avec les coordonnées du fournisseur, envoi de la commande par courriel depuis le module.

Réception des marchandises

Une commande complète est reçue par une seule instruction

  • document
  • stocks verrouillés ligne par ligne
  • mouvements
  • niveau de stock de l'article
  • le tout dans une seule transaction

Si la livraison est partielle, vous saisissez les lignes et les quantités à la main.

Rapprochement commande et réception

Comparaison ligne par ligne entre commandé, reçu et refusé, avec le manquant exact pour chaque article et un résultat d'ensemble pour la commande.

Factures électroniques en réception

XRechnung en UBL et en CII est reconnu et lu, et pour ZUGFeRD et Factur-X le XML est extrait du PDF.

Le fichier est vérifié sur les règles de base de la norme EN 16931 avec leurs codes BR (numéro, date, numéro de TVA du vendeur, lignes, net plus TVA égal au total) et sur la clé de contrôle de l'IBAN.

Le XML venu du fournisseur est ouvert sans entités ni DTD, pour qu'un fichier hostile ne puisse pas lire le serveur.

De la boîte aux lettres au brouillon, sans doublon

Une boîte marquée suffit : les factures électroniques jointes aux courriels entrants deviennent des brouillons de facture d'achat, et le courriel reste rattaché au document.

Formats structurés uniquement, jamais d'OCR.

Le doublon est reconnu sur fournisseur plus numéro et refusé avec le lien vers la facture déjà enregistrée.

PDF sans XML : OCR et IA

Une facture en PDF seul, ou photographiée, passe par une OCR en quatre langues et une extraction IA sur le texte.

Le résultat reste un brouillon à relire, jamais importé tout seul.

Règlements, échéancier, retours et avoirs

Les règlements sont saisis sur la facture, et la base de données en déduit l'état partiellement réglé ou réglé, en comptant aussi les avoirs.

Échéancier par tranches 0-30, 31-60, 61-90 et plus de 90 jours.

Le retour au fournisseur sort la marchandise du stock à l'expédition, avoirs et notes de débit viennent en déduction du dû.

Mouvements, valeur du stock, inventaire

Le journal des mouvements est en ajout seul : une correction est un mouvement inverse.

Valorisation au coût moyen pondéré ou en FIFO, recalculée toutes les deux minutes, avec état de la valeur et rapprochement avec le compte de stock.

Inventaire physique avec comptage, clôture qui écrit les ajustements et procès-verbal imprimable, transferts entre dépôts avec marchandise en transit, réapprovisionnement sous seuil qui ouvre un brouillon de commande par fournisseur.

Le déroulé du travail

  1. On crée la commande : numéro du serveur, totaux de la base. On l'imprime sur le papier à en-tête ou on l'envoie au fournisseur par courriel depuis le module.
  2. La marchandise arrive : on reçoit toute la commande d'une instruction, ou on saisit lignes et quantités à la main pour une livraison partielle.
  3. On lit le rapprochement : ce qui manque article par article, ce qui a été refusé, où en est la commande dans son ensemble.
  4. La facture arrive par courriel ou est déposée : XRechnung et ZUGFeRD sont lus et contrôlés selon la norme EN 16931, et un doublon du même fournisseur est refusé.
  5. On saisit le règlement sur la facture, on suit l'échéancier par tranches, retours et avoirs réduisent le dû.
  6. On compte l'inventaire, on enregistre les écarts, on rapproche la valeur du stock du compte de stock.

Questions fréquentes

Quels formats de facture sont lus en réception ?

XRechnung en UBL 2.1 et en UN/CEFACT CII, ainsi que ZUGFeRD et Factur-X, dont le XML est extrait du PDF/A-3 (factur-x.xml, zugferd-invoice.xml, xrechnung.xml). L'analyseur est écrit sur la norme et non repris d'une bibliothèque tierce, et le XML du fournisseur est ouvert sans entités ni DTD.

Que se passe-t-il si un fournisseur envoie deux fois la même facture ?

La base de données contrôle sur société, fournisseur et numéro, pas sur le numéro seul, car le numéro est attribué par le fournisseur et deux fournisseurs peuvent émettre chacun une 2026-001. Le doublon est refusé avec le lien vers la facture déjà enregistrée. Si vous décidez de la garder, elle est marquée comme doublon voulu et cette marque reste inscrite dans les données.

Les autres modules

Base avec Blina AIVentesStockComptabilitéRHHelpdeskImmobilierFlotte

Ce secteur a aussi sa propre page: Commerce