Fatture dei fornitori esteri: leggere XRechnung, ZUGFeRD e Factur-X senza ricopiarle
Le fatture dei fornitori tedeschi e francesi non passano dallo SdI: come leggere XRechnung, ZUGFeRD e Factur-X, controllarle (EN 16931) e trovare i doppioni.
In Italia la fattura elettronica tra imprese c’è dal 2019 e passa dallo SdI, il Sistema di Interscambio. Chi compra da un fornitore in Germania, in Austria o in Francia, però, riceve fatture che dallo SdI non passano: arrivano per email, e sempre più spesso non sono un semplice PDF ma un file strutturato nel formato del Paese del fornitore. La domanda è cosa succede dopo: il file si apre, si ricopia a mano e si archivia, oppure si legge, si controlla e diventa una fattura del fornitore?
Che cosa ti può arrivare dall’estero
Tutti questi formati seguono la stessa norma europea, la EN 16931:
- XRechnung (Germania): un file XML puro, nella sintassi UBL o CII.
- ZUGFeRD (Germania e Austria) e Factur-X (Francia): un PDF con dentro gli stessi dati in XML. Tu leggi il PDF, il programma legge l’XML.
Un PDF senza dati strutturati al suo interno non è una fattura elettronica, anche se arriva per email.
Dal file alla fattura del fornitore
In Blina Desk le fatture in arrivo stanno nel modulo Acquisti. Trascini il file nel riquadro e il programma riconosce da solo che cosa ha davanti:
| File | Che cosa succede |
|---|---|
| XRechnung (UBL) | viene letto |
| XRechnung (CII) | viene letto |
| PDF ZUGFeRD o Factur-X | l’XML incorporato viene estratto e letto |
| PDF senza dati, per esempio una scansione | il testo viene riconosciuto e letto dall’IA, come bozza da controllare |
Prima di salvare vedi numero, data, scadenza, fornitore con partita IVA e IBAN, tutte le righe con quantità, prezzo unitario e aliquota, imponibile, IVA e totale. Il fornitore viene riconosciuto dalla partita IVA; se non c’è ancora, la schermata dice che verrà creato. Solo con «Crea fattura bozza» nasce la fattura del fornitore.
Una fattura letta dall’IA da un PDF semplice porta la scritta «Estratta con IA» e il grado di affidabilità dell’estrazione. Una fattura così non viene mai accettata in automatico: controlli tu e decidi tu.
Il controllo secondo la EN 16931
Una fattura elettronica può arrivare formalmente completa ed essere comunque sbagliata. Per questo ogni file viene controllato in base alle regole principali della norma prima che tu lo accetti, per esempio:
- ci sono numero, data e valuta della fattura;
- non mancano nome e partita IVA del fornitore;
- la fattura ha delle righe, e ogni riga ha un importo;
- la somma delle righe dà l’imponibile;
- imponibile più IVA dà il totale.
Ogni anomalia è spiegata in parole semplici sotto la fattura, preceduto dalla sigla della regola della norma, per esempio BR-CO-10. Se è tutto in ordine, c’è scritto che non ci sono problemi.
Trovare le fatture duplicate
Capita più spesso di quanto si pensi che la stessa fattura arrivi due volte: una volta alla casella generale, una volta all’ufficio acquisti. Se lo stesso fornitore ha già una fattura con lo stesso numero, Blina Desk lo dice prima che nasca una seconda bozza: apri quella che c’è, oppure la importi comunque, consapevolmente. Lo stesso numero di un fornitore diverso non è un doppione, e anche questo viene mostrato.
Direttamente dalla posta
Se ricevi la posta in Blina Desk, per una casella puoi impostare che le fatture elettroniche vengano acquisite da sole. Gli allegati XRechnung, ZUGFeRD e Factur-X delle mail in arrivo vengono letti e diventano bozze di fattura, senza che nessuno carichi il file. Un PDF senza dati strutturati resta fuori: lo carichi tu e controlli la bozza dell’IA. Una fattura già registrata non viene creata una seconda volta.
E la contabilità?
Con il modulo Contabilità, dalla fattura del fornitore può nascere in automatico una registrazione. Questo automatismo è spento finché non lo accendi, e anche dopo la registrazione nasce come bozza: viene contabilizzata solo quando qualcuno la approva. Gli adempimenti IVA per gli acquisti dall’estero restano quelli di sempre, e li segue il tuo commercialista.
In sintesi
Le fatture dei fornitori esteri non vanno ricopiate. Leggi XRechnung, ZUGFeRD e Factur-X, lascia lavorare il controllo EN 16931 e quello dei doppioni, e accetta solo ciò che torna. Nella pagina del modulo Acquisti vedi come funziona, e puoi provarlo gratis per 30 giorni.
Aggiornamento e fonti (consultate il 25 ottobre 2026)
- Agenzia delle Entrate: La fattura elettronica (fattura elettronica tra soggetti residenti o stabiliti in Italia dal 1° gennaio 2019, trasmissione tramite SdI)
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