Recevoir des factures électroniques : lire Factur-X, UBL et CII sans ressaisie

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille, et passer pour cela par une plateforme agréée par l’État. Les PME et micro-entreprises devront aussi en émettre à partir du 1er septembre 2027. La question n’est donc plus de savoir si une facture Factur-X arrive chez vous, mais ce qu’il en advient ensuite : est-elle ouverte, ressaisie et classée quelque part, ou bien lue, contrôlée et enregistrée comme facture fournisseur ?

Ce qu’est une facture électronique, et ce qu’elle n’est pas

Une facture électronique est un ensemble de données structurées conforme à la norme européenne EN 16931. Vous rencontrerez surtout :

• Factur-X (France) et ZUGFeRD (Allemagne, Autriche) : un PDF qui contient les mêmes données en XML. Vous lisez le PDF, le logiciel lit le XML.
• UBL et CII : des fichiers XML purs, comme la XRechnung allemande.

Un PDF sans données intégrées n’est pas une facture électronique, même s’il est envoyé par e-mail.

Du fichier à la facture fournisseur

Dans Blina Desk, les factures reçues se traitent dans le module Achats. Vous déposez le fichier, qu’il vienne de votre plateforme ou d’un fournisseur étranger, et le logiciel reconnaît de lui-même le format :

Fichier	Ce qui se passe
UBL	lu directement
CII	lu directement
PDF Factur-X ou ZUGFeRD	le XML intégré est extrait et lu
PDF sans données intégrées, par exemple un scan	le texte est reconnu et lu par l’IA, comme brouillon à vérifier

Avant tout enregistrement, vous voyez le numéro, la date, l’échéance, le fournisseur avec son numéro de TVA et son IBAN, chaque ligne avec quantité, prix unitaire et taux de TVA, le montant HT, la TVA et le total TTC. Le fournisseur est reconnu par son numéro de TVA intracommunautaire ; s’il n’existe pas encore, l’écran indique qu’il sera créé. Seul « Créer le brouillon de facture » transforme le fichier en facture fournisseur.

Une facture lue par l’IA à partir d’un simple PDF porte la mention « Extraite par IA » et le degré de confiance du résultat. Une telle facture n’est jamais enregistrée automatiquement : vous vérifiez et vous décidez.

Le contrôle selon EN 16931

Une facture électronique peut être complète sur la forme et pourtant fausse. C’est pourquoi chaque fichier est contrôlé selon les règles essentielles de la norme avant que vous ne l’acceptiez, par exemple :

• le numéro, la date et la devise de la facture sont présents ;
• le nom et le numéro de TVA du fournisseur ne manquent pas ;
• la facture comporte des lignes, et chaque ligne a un montant ;
• la somme des lignes donne le montant HT ;
• le HT plus la TVA donne le total.

Chaque anomalie est décrite en clair sous la facture, précédé du code de la règle de la norme, par exemple BR-CO-10. Si tout est en ordre, il est indiqué qu’aucun problème n’a été trouvé.

Repérer les factures en double

Il arrive plus souvent qu’on ne le croit qu’une même facture soit reçue deux fois : une fois à l’adresse générale, une fois au service achats. Si le même fournisseur a déjà une facture portant le même numéro, Blina Desk le signale avant qu’un second brouillon ne soit créé : vous ouvrez la facture existante, ou vous importez quand même, en connaissance de cause. Le même numéro chez un fournisseur différent n’est pas un doublon, et cela aussi est signalé.

Directement depuis la messagerie

Si vous recevez vos e-mails dans Blina Desk, vous pouvez régler une boîte pour que les factures électroniques soient reprises automatiquement. Les pièces jointes Factur-X, UBL et CII des e-mails reçus sont alors lues et créées en brouillon de facture, sans que personne ne dépose le fichier. Un PDF sans données intégrées reste de côté : vous le déposez vous-même et vérifiez le brouillon de l’IA. Une facture déjà enregistrée n’est pas créée une seconde fois.

Et la comptabilité ?

Avec le module Comptabilité, une facture fournisseur peut générer automatiquement une écriture. Cet automatisme est désactivé tant que vous ne l’activez pas, et même ensuite l’écriture est créée en brouillon : rien n’est comptabilisé tant que quelqu’un ne l’a pas validée.

En bref

Recevoir des factures électroniques est obligatoire, les ressaisir ne l’est pas. Lisez Factur-X, UBL et CII, laissez tourner le contrôle EN 16931 et la détection des doublons, et n’enregistrez que ce qui est correct. La page du module Achats montre à quoi cela ressemble, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours.

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Mise à jour et sources (consultées le 25 octobre 2026)

• Entreprendre.Service-Public.fr : Facturation électronique (réception obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026, plateforme agréée par l’État, émission pour les PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027 ; page mise à jour le 27 février 2026)

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