Du devis à la facture sans rien saisir deux fois

Dans beaucoup de petites entreprises, le devis naît dans un traitement de texte, la commande dans un tableur et la facture dans le logiciel de comptabilité. À chaque fois, les mêmes lignes sont ressaisies, et à chaque fois une erreur peut se glisser : une remise oubliée, une mauvaise quantité, un ancien prix. Le moyen le plus sûr de ne pas recopier une erreur, c’est de ne rien recopier.

Un seul parcours au lieu de trois documents

Dans le module Ventes de Blina Desk, le chemin est unique :

1. Rédigez le devis et envoyez-le au client.
2. Si le client accepte : « Convertir en commande ». Toutes les lignes suivent (les lignes optionnelles seulement si le client les a choisies), et le devis passe à l’état accepté. Un devis refusé ou expiré ne peut plus être converti, et même deux clics au même instant ne créent qu’une seule commande.
3. Une fois la commande livrée : « Convertir en facture ». Si une facture existe déjà, le logiciel ne propose pas la conversion une seconde fois.

Entre les deux, si besoin, le bon de livraison et l’expédition ; à la fin, l’encaissement et la relance.

Des numéros qui ne se répètent pas

Les numéros de facture doivent être continus et uniques. Dans Blina Desk, c’est le logiciel qui les attribue, pas la personne au bureau, selon un modèle que vous définissez vous-même : FA-{AAAA}-### donne par exemple FA-2026-016. Le compteur peut repartir chaque année ou chaque mois.

Une facture ne reçoit son numéro qu’au moment de son émission. Elle est ensuite verrouillée : on la corrige par un avoir d’annulation (toute la facture) ou un avoir partiel (une partie), chacun étant un document distinct qui fait référence à la facture d’origine.

Faire vérifier le devis avant son envoi

Avant qu’un devis ne parte, « Optimiser le devis » peut y jeter un œil. Les remarques viennent de vos propres données, pas d’une estimation :

• un prix nettement inférieur à ce que vous demandez d’habitude pour le même article ;
• une marge sous 15 %, avec le prix qui donnerait 25 % ;
• des articles que vous vendez d’habitude ensemble et qui manquent ici ;
• une remise cachée dans le prix ;
• un devis sans date de validité.

Chaque remarque est justifiée. Seul ce que vous confirmez avec « Appliquer » est appliqué ; le logiciel ne change rien de lui-même.

La bonne facture électronique pour chaque client

Pour les clients professionnels dont la fiche indique un autre pays que l’Italie, Blina Desk produit un PDF ZUGFeRD, un PDF lisible qui contient les données de la facture électronique, sur le même principe que le Factur-X français. Pour les administrations allemandes dotées d’un identifiant Leitweg, c’est une XRechnung 3.0, et pour les clients en Italie une FatturaPA. Le logiciel choisit lui-même le bon format. Devis, commandes et factures en PDF portent votre papier à en-tête.

Encaissements et relances

Un client règle souvent plusieurs factures en un seul virement, parfois avec un escompte. Le rapprochement des encaissements répartit un montant sur plusieurs factures et propose, d’après le libellé et le montant, lesquelles sont concernées ; une personne confirme. Escompte, frais bancaires ou créance irrécouvrable sont enregistrés comme tels, et non comme un reste à payer.

Si une facture reste impayée, il y a trois niveaux de relance, dans la langue du client et avec au moins sept jours entre deux niveaux. La balance âgée classe les créances non réglées : non échues, 1 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et plus de 90 jours.

Une remise client convenue

Si vous avez convenu d’une remise fixe avec un client, elle figure dans sa fiche client du CRM et est proposée sur chaque nouvelle ligne de devis, de commande et de facture. Elle reste modifiable ligne par ligne, et les documents déjà rédigés ne changent pas.

En bref

Devis, commande et facture sont trois étapes de la même affaire. En les menant dans un seul parcours, vous ne saisissez rien deux fois, vous obtenez une numérotation continue, sans trou et vous envoyez chaque facture électronique dans le bon format. La page du module Ventes montre à quoi cela ressemble, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours.