Registrare il carico merce perché le giacenze tornino
Ordine, carico, fattura: la giacenza sale all'arrivo della merce, la fattura si confronta con ordine e consegna e l'inventario torna.
Una giacenza è giusta solo finché ogni movimento viene registrato. Nella pratica il conto salta quasi sempre nello stesso punto: la merce arriva, si apre, si mette a scaffale, e la registrazione arriva dopo, se arriva. Qualche settimana più tardi il programma dice dodici pezzi e sullo scaffale ce ne sono sette.
Ordine, carico, fattura: tre documenti, una sola pratica
Nel modulo Acquisti di Blina Desk tutto parte dall’ordine:
- Invii l’ordine al fornitore.
- Quando arriva la merce si registra il carico. Nel momento in cui risulta «ricevuto», la giacenza del magazzino sale, in un solo passaggio. Se arriva solo una parte, l’ordine risulta parzialmente evaso.
- La fattura del fornitore si confronta con l’ordine e con il carico.
Un carico si può correggere finché non ha mosso la giacenza. Dopo no: chi deve sistemare qualcosa lo fa con un movimento di rettifica in magazzino, così documento e giacenza non dicono mai due numeri diversi.
La fattura confrontata con ordine e consegna
Nella scheda dell’ordine, il confronto mette fianco a fianco ordine, carico e fatture del fornitore collegate, e segnala ogni riga in cui quantità o prezzo non tornano. Così una differenza salta fuori prima che la fattura sia pagata, non al momento del reclamo.
Se la fattura arriva come XRechnung, ZUGFeRD o Factur-X, il modulo delle fatture in arrivo la legge direttamente e la controlla secondo la EN 16931.
Giacenza per magazzino, movimenti, riordino
Se hai più di un magazzino vedi la giacenza di ognuno e puoi trasferire merce dall’uno all’altro. Ogni movimento si può ricostruire e non viene mai sovrascritto; se serve, si annulla con un movimento contrario. L’elenco degli articoli da riordinare mostra ciò che è sceso sotto la scorta minima.
L’inventario senza fermare l’attività
L’inventario si fa raramente a magazzino fermo. Per questo Blina Desk non registra la quantità contata come nuova giacenza, ma la differenza fra quantità contata e giacenza al momento del conteggio. Quello che è stato venduto o consegnato mentre si contava resta registrato correttamente.
Quanto vale il magazzino
Per la valorizzazione ci sono due metodi: il costo medio ponderato e il FIFO, in cui si consumano prima i prezzi d’acquisto più vecchi. Il report sul valore del magazzino lo mostra per articolo, categoria o magazzino. Con il modulo Contabilità anche carichi, costo del venduto e differenze d’inventario si possono registrare in automatico; l’automatismo è spento finché non lo accendi per la tua azienda.
In sintesi
La giacenza resta giusta se il carico si registra appena arriva la merce e la fattura si confronta con ordine e consegna. Nella pagina del modulo vedi come funziona negli Acquisti e nel magazzino, e puoi provarlo gratis per 30 giorni.