IA in contabilità: la bozza sì, la registrazione no

Sull’intelligenza artificiale in contabilità si promette molto e si racconta poco di cosa succede davvero. La frase “l’IA registra al posto tuo” non è solo pubblicità: è anche la descrizione sbagliata. A registrare non è una macchina, perché la registrazione è il momento in cui non si può più cambiare niente. Tutto quello che viene prima, invece, se lo può prendere lei, ed è la parte più lunga del lavoro.

La scrittura nasce da una frase

Scrivi quello che è successo. “Rifornimento auto aziendale, 87,40 euro lordi, pagato in contanti, ieri.” Torna indietro la partita doppia completa: dare, avere, IVA scorporata, data.

Due cose contano più del trucco in sé.

La prima: l’intelligenza artificiale vede soltanto il tuo piano dei conti. Non SKR03 come modello generico, ma i conti davvero creati e attivi nella tua azienda. Un suggerimento su un conto che da te non esiste non è un suggerimento, è un errore che qualcuno dovrà sistemare a mano.

La seconda: vede le ultime quindici registrazioni. È la differenza fra una scrittura formalmente corretta e una che somiglia alla tua azienda: se da due anni il carburante va su un certo conto, oggi non deve finire da un’altra parte. Registrare allo stesso modo i casi uguali non è pignoleria, è la condizione perché il bilancio di fine anno voglia dire qualcosa.

Lo scontrino dal telefono

La seconda strada comincia da una foto. Carichi immagine o PDF, il riconoscimento del testo lavora in quattro lingue, e da lì l’intelligenza artificiale legge data, fornitore, importo, imposta e aliquota, valuta, numero del documento e le singole righe. Il numero viene cercato apposta, sotto tutti i nomi che porta sui documenti europei: Rechnungsnummer, Beleg-Nr., fattura n., invoice no.

Poi arriva la proposta dei conti, sempre e solo dal tuo piano. Controlli, correggi quello che va corretto, confermi. Da quel momento il documento è attaccato alla scrittura, e non dentro una cartella dove all’occorrenza non lo trova nessuno.

Quello che non torna, prima che lo veda il commercialista

Quattro cose vengono segnalate senza doverle cercare:

• Registrazioni doppie: stessa data, stesso importo, stesso testo. Il classico dopo un import.
• Importi fuori scala: non “alti”, ma alti rispetto a quello che di solito succede su quel conto.
• Pagamenti rimasti aperti anche se i soldi sono arrivati da un pezzo.
• Scritture senza codice IVA, quelle che poi mancano nella liquidazione.

Un dettaglio che dettaglio non è: la segnalazione è scritta nella lingua della tua azienda, non in quella del programma. Prima un’azienda tedesca riceveva avvisi in inglese, perché nessuno aveva detto al modello in che lingua rispondere. Avvisi così non li legge nessuno, e un avviso che nessuno legge non è un avviso.

L’estratto conto: proposta, non automatismo

Sulla riconciliazione bancaria l’intelligenza artificiale dice quale pagamento corrisponde a quale riga di giornale. Lo dice come proposta. Ad abbinare, con un clic, è una persona.

È un confine voluto. Un pagamento abbinato male non si vede: la somma torna, il conto torna, solo la partita aperta del cliente è quella sbagliata. Ce ne si accorge tre settimane dopo, da un sollecito che parte verso qualcuno che aveva già pagato.

Cassa: perché la previsione parte dal saldo in banca

La previsione va da 30 a 365 giorni e parte dal saldo in banca. È una correzione che ci ha insegnato un’azienda di prova: prima il punto di partenza era “banca più tutti i crediti aperti”, e la prima colonna saltava in un mese da 491.000 a 1.637.000 euro, come se ogni fattura aperta si incassasse subito. Un numero troppo bello viene creduto, e sopra ci si costruiscono decisioni.

Con almeno tre mesi di estratto conto la previsione calcola sui pagamenti veri. Senza, calcola su ricavi e costi e dichiara quale delle due basi ha usato. Una previsione che non dice su cosa poggia non è una previsione, è un’opinione.

Il confine, e perché sta nella legge

Tutto quello che è descritto qui sopra finisce nello stesso punto: la parola “registrato”. Con la registrazione la banca dati assegna un numero progressivo senza buchi, e da lì testata e righe diventano immodificabili. Niente modifica, niente cancellazione, solo storno. Lo pretende il § 146 AO tedesco, e la regola sta nella banca dati, non nella schermata.

Per questo l’intelligenza artificiale produce bozze. Non per prudenza, ma perché la bozza è l’unica cosa che si può ancora correggere. Chi volesse automatizzare anche la registrazione dovrebbe togliere di mezzo proprio la parte che rende la contabilità verificabile.

Il resto di quello che il modulo calcola, dal piano dei conti alla liquidazione IVA fino all’export per il commercialista, sta sulla pagina contabilità.