L'IA en comptabilité: le brouillon oui, l'écriture non

On promet beaucoup sur l’IA en comptabilité et on dit peu de ce qui se passe réellement. La phrase “l’IA comptabilise à votre place” n’est pas seulement de la publicité, c’est aussi la mauvaise description: ce n’est pas une machine qui comptabilise, parce que la comptabilisation est le moment à partir duquel plus rien ne peut être modifié. Tout ce qui vient avant, en revanche, elle peut le prendre en charge, et c’est là qu’est le gros du travail.

L’écriture née d’une phrase

Vous écrivez ce qui s’est passé. “Plein du véhicule de société, 87,40 euros TTC, payé en espèces, hier.” Revient l’écriture en partie double, complète: débit, crédit, TVA extraite, date.

Deux choses comptent davantage que l’astuce elle-même.

D’abord, l’IA ne voit que votre plan comptable. Pas SKR03 comme modèle général, mais les comptes réellement créés et actifs chez vous. Une proposition sur un compte qui n’existe pas chez vous n’est pas une proposition, c’est une erreur que quelqu’un devra reprendre à la main.

Ensuite, elle voit les quinze dernières écritures comptabilisées. C’est la différence entre une écriture formellement juste et une écriture qui ressemble à votre entreprise: si le carburant part depuis deux ans sur un compte donné, il ne doit pas atterrir ailleurs aujourd’hui. Traiter les mêmes cas de la même façon n’est pas de la maniaquerie, c’est la condition pour que les comptes de fin d’année veuillent dire quelque chose.

Le justificatif depuis le téléphone

Le second chemin commence par une photo. Vous téléversez une image ou un PDF, la reconnaissance de texte travaille en quatre langues, et l’IA en tire la date, le fournisseur, le montant, la taxe et son taux, la devise, le numéro de pièce et les lignes. Le numéro est cherché exprès, sous tous les noms qu’il porte sur les pièces européennes: Rechnungsnummer, Beleg-Nr., fattura n., invoice no.

Vient ensuite la proposition de comptes, toujours prise dans votre plan. Vous vérifiez, vous corrigez ce qui doit l’être, vous confirmez. À partir de là, la pièce est attachée à l’écriture, et non dans un dossier où, le jour venu, personne ne la retrouve.

Ce qui ne colle pas, avant que l’expert-comptable le voie

Quatre choses sont signalées sans qu’il faille les chercher:

• Écritures en double: même date, même montant, même libellé. Le classique après un import.
• Montants hors norme: pas “élevés”, mais élevés par rapport à ce qui se passe d’habitude sur ce compte.
• Paiements restés ouverts alors que l’argent est arrivé depuis longtemps.
• Écritures sans code de TVA, celles qui manqueront ensuite à la déclaration.

Un détail qui n’en est pas un: le message est écrit dans la langue de votre entreprise, pas dans celle du logiciel. Auparavant, une entreprise allemande recevait des avertissements en anglais, parce que personne n’avait dit au modèle dans quelle langue répondre. Ces avertissements-là, on ne les lit pas, et un avertissement que personne ne lit n’en est pas un.

Le relevé bancaire: une proposition, pas un automatisme

Pour le rapprochement bancaire, l’IA indique quel paiement correspond à quelle ligne d’écriture. Elle l’indique comme une proposition. Le rapprochement, d’un clic, est fait par une personne.

C’est une limite voulue. Un paiement mal rapproché ne se voit pas: le total est juste, le compte est juste, seul le poste ouvert du client est le mauvais. On s’en aperçoit trois semaines plus tard, par une relance envoyée à quelqu’un qui avait déjà payé.

Trésorerie: pourquoi la prévision part du solde bancaire

La prévision couvre 30 à 365 jours et part du solde bancaire. C’est une correction qu’un dossier de test nous a apprise: le point de départ était auparavant “banque plus toutes les créances ouvertes”, et la première colonne passait en un mois de 491 000 à 1 637 000 euros, comme si chaque facture ouverte était encaissée aussitôt. Un chiffre trop beau est cru, et l’on bâtit des décisions dessus.

Avec au moins trois mois de relevé, la prévision calcule sur les paiements réels. Sans, elle calcule sur les produits et les charges et précise laquelle des deux bases elle a utilisée. Une prévision qui ne dit pas sur quoi elle repose n’est pas une prévision, c’est un avis.

La limite, et pourquoi elle est dans la loi

Tout ce qui précède s’arrête au même endroit: le mot “comptabilisé”. À la comptabilisation, la base de données attribue un numéro continu sans trou, et en-tête et lignes deviennent immuables. Pas de modification, pas de suppression, seulement une contrepassation. C’est ce qu’exige le § 146 AO allemand, et la règle est dans la base de données, pas dans l’écran.

C’est pourquoi l’IA produit des brouillons. Non par prudence, mais parce qu’un brouillon est la seule chose qui puisse encore être corrigée. Qui voudrait automatiser la comptabilisation elle-même devrait supprimer précisément la partie qui rend la comptabilité vérifiable.

Ce que le module calcule par ailleurs, du plan comptable à la déclaration de TVA jusqu’au fichier pour l’expert-comptable, est sur la page comptabilité.