Software-Preismodelle: pro Nutzer, Flat oder Modul
Ehrlicher Vergleich der Preismodelle für Unternehmenssoftware: pro Nutzer, Flat pro Firma oder pro Modul. So berechnen Sie die echten Kosten und wann das Bundle lohnt.
Bei der Wahl einer Unternehmenssoftware geht es nicht nur um Funktionen. Das Erste, was ein KMU stoppt, ist der Preis – und der ist fast immer so formuliert, dass er niedriger wirkt als das, was Sie tatsächlich zahlen. Dieser Artikel vergleicht die drei Modelle, die Sie auf dem Markt antreffen, und gibt Ihnen eine Methode an die Hand, um die echten Kosten zu ermitteln. Ohne Marketinggeschwafel.
Die drei Preismodelle am Markt
Pro Nutzer
Sie zahlen eine monatliche Gebühr für jede Person, die die Software nutzt. Das ist das verbreitetste Modell in modernen CRMs und Unternehmenssuiten. Der Vorteil: Es wächst mit Ihnen. Zwei Personen zahlen wenig, zwanzig zahlen mehr. Das Risiko zeigt sich, wenn der Nutzerpreis hoch ist und viele Mitarbeiter das System nur selten anfassen.
Flat pro Firma
Sie zahlen einen festen Betrag für die ganze Firma, egal wie viele Sie sind. Klingt bequem, birgt aber zwei Fallen: Oft gibt es versteckte Grenzen (Anzahl Datensätze, Dokumente, Module), und fast immer eine Einrichtungsgebühr oder einen verpflichtenden Jahresvertrag. Eine wirklich unbegrenzte Flatrate gibt es im KMU-Umfeld praktisch nicht.
Pro Modul
Sie zahlen nach den Funktionen, die Sie aktivieren: CRM, Lager, Buchhaltung und so weiter. Das ist ehrlich, weil Sie nur zahlen, was Sie nutzen – wird aber schnell teuer, sobald Sie mehrere Bereiche brauchen. Rechnen Sie vier oder fünf Module zusammen, steigt die Rechnung rasch.
So berechnen Sie die echten Kosten
Der Schaufensterpreis ist nicht der Kostenpreis. Um zwei Angebote ehrlich zu vergleichen, addieren Sie diese Posten über ein ganzes Jahr:
- Grundgebühr (pro Nutzer oder Flat)
- Module oder Add-ons, die Sie wirklich brauchen
- Einrichtung und Onboarding (oft einmalig, manchmal happig)
- Zusätzliche Nutzer, die Sie in den nächsten 12 Monaten hinzufügen
- Ausstiegskosten: Datenmigration, Export, Vertragsbindung
Eine praktische Faustregel: Fragen Sie immer nach den Gesamtkosten über 12 Monate für Ihr reales Szenario (Mitarbeiterzahl + genutzte Module), nicht nach dem Preis eines einzelnen Postens. Das ist die einzige Zahl, die zählt.
Das Paketmodell von Blina Desk
Blina Desk nutzt ein Pro-Nutzer-Modell mit einer Paketlogik, die berechenbar bleiben soll. Keine Einrichtungsgebühren, 30 Tage Testphase, Server in der EU, DSGVO-konform. Blina AI ist kostenlos enthalten; die PRO-Version ist ein separates Add-on.
| Plan | Monatspreis | Jährlich (-20%) | Was enthalten ist |
|---|---|---|---|
| Basis | 19 €/Nutzer | 15,20 €/Nutzer | CRM, Suche, OCR, KI inklusive |
| Einzelmodul | 29 € fix/Firma | 23,20 € fix/Firma | Ein Fachmodul à la carte |
| Komplett | 69 € erster Nutzer + 19 €/weiterer Nutzer | 55 € + 15,20 €/Nutzer | Alle Module der Branche |
| Vereine/Non-Profit | 39 € erster Nutzer + 19 €/Nutzer | -20 % im Jahresabo | Eigene Preisliste |
Zwei Dinge fallen auf. Erstens: Basis ist pro Nutzer, wächst also linear mit dem Team. Zweitens: Das Einzelmodul ist ein Festpreis pro Firma (29 €), nicht pro Nutzer, weil Fachmodule auf Firmenebene aktiviert werden, nicht pro Person.
Die Paketlogik: wann sich Komplett lohnt
Hier liegt der Kern. Fachmodule lassen sich auf zwei Wegen kaufen: einzeln (29 € à la carte) oder alle zusammen im Komplett-Bundle. Sie stapeln nicht Modul für Modul, bis eine Branche gefüllt ist: Wenn Sie die Fachmodule brauchen, ist der Weg Komplett.
Die Rechnung ist einfach und linear, ohne versteckte Mengenrabatte:
- 1 Modul à la carte: 29 €/Monat fix
- 2 Module à la carte: 58 €/Monat fix
- Komplett: 69 € erster Nutzer + 19 €/weiterer Nutzer
Ab zwei Modulen wird Komplett zur sinnvollen Wahl: Für 69 € erhalten Sie alle Module Ihrer Branche, nicht nur zwei. Käme ein drittes hinzu, läge der à-la-carte-Preis bei 87 € gegenüber 69 € für den ersten Nutzer bei Komplett – das aber bereits alles enthält. Unsere Faustregel ist einfach: Wenn Sie zwei oder mehr Fachmodule brauchen, prüfen Sie Komplett, bevor Sie à la carte stapeln.
Warum keine Mengenrabatte
Wir haben uns für ein lineares Modell entschieden: Jeder zusätzliche Nutzer kostet gleich viel, es gibt keine Schwellen, die Sie erreichen müssen, um bessere Preise freizuschalten. Das macht Ihr Angebot berechenbar: Sie wissen, was Sie mit 3, 8 oder 15 Personen zahlen, ohne mathematische Verrenkungen. Keine Überraschungen bei der Verlängerung.
Welches Modell wählen
Eine schnelle Orientierung je nach Zuschnitt Ihrer Firma:
- Wenige Nutzer, ein Arbeitsbereich → Basis (19 €/Nutzer) reicht; das Wesentliche, gut gemacht.
- Wenige Nutzer, ein zusätzliches Fachmodul → Basis + 1 Modul à la carte (29 €).
- Mehrere Arbeitsbereiche (2+ Fachmodule) → Komplett: Sie zahlen 69 € für den ersten Nutzer und erhalten die ganze Branche, ohne Module opfern zu müssen.
- Verein oder Non-Profit → eigene Preisliste (39 € erster Nutzer + 19 €/Nutzer).
Kurz gesagt
Das eine “beste” Preismodell gibt es nicht abstrakt: Es hängt davon ab, wie viele Sie sind und wie viele Bereiche Sie brauchen. Was zählt, ist Berechenbarkeit – heute zu wissen, was Sie in zwölf Monaten in Ihrem realen Szenario zahlen. Ein Pro-Nutzer-Modell mit Paket-Bundles, ohne Einrichtungsgebühren und ohne Mengenrabatte zum Hinterherjagen, ist genau dafür gebaut: wenige Zahlen, keine Überraschungen.
Am sinnvollsten ist es, es mit Ihren echten Daten zu testen. Die 30-tägige Testphase ist kostenlos und ohne Aktivierungskosten.